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Posteingang in Programmen und Checklisten

Der Posteingang ist die zentrale Kommunikationszentrale für alle Nachrichten, Rückfragen und Statusmeldungen im Zusammenhang mit Programmen und Checklisten. Er ermöglicht die direkte Kommunikation zwischen allen Beteiligten eines Programms – ohne externe E-Mail-Systeme.

Funktionsweise des Posteingangs​

Mit dem Posteingang kannst du gezielt Nachrichten innerhalb deines Programms versenden:

  • An Program-Manager: Rückfragen zu Aufgaben, Statusmeldungen oder Problemberichte
  • An alle Teilnehmer und Program-Manager: Wichtige Ankündigungen oder allgemeine Informationen
  • An einzelne Personen: Gezielte Kommunikation mit spezifischen Programmteilnehmern

Alle Nachrichten bleiben im Kontext des jeweiligen Programms und sind revisionssicher dokumentiert.

Schritt-für-Schritt: Posteingang nutzen​

1) Posteingang öffnen​

Posteingang aufrufen

    1. Posteingang aufrufen: Klicke auf das Posteingang-Symbol in der Navigationsleiste, um deine Nachrichten zu öffnen.
    1. Neue Nachricht schreiben: Mit diesem Button startest du eine neue Konversation oder sendest eine Nachricht.

2) Nachrichten verwalten und versenden​

Nachrichten verwalten

Der Posteingang bietet dir umfassende Verwaltungsmöglichkeiten:

  • Nachrichten löschen: Entferne nicht mehr benötigte Konversationen
  • Gelesen/Ungelesen markieren: Behalte den Überblick über neue und bereits gelesene Nachrichten
  • Getrennte Konversationen: Jede Unterhaltung wird separat geführt und bleibt übersichtlich organisiert
  • Empfänger auswählen: Unten rechts bestimmst du, an wen deine Nachricht gesendet werden soll

Empfängeroptionen​

Program-Manager kontaktieren​

Ideal für:

  • Rückfragen zu Aufgabenstellungen
  • Meldung von Problemen oder Hindernissen
  • Bitte um Freischaltung erledigter Aufgaben
  • Klärung von Zuständigkeiten

Alle Teilnehmer und Program-Manager​

Geeignet für:

  • Wichtige Ankündigungen zum Programmverlauf
  • Terminänderungen oder neue Fristen
  • Allgemeine Informationen, die alle betreffen
  • Koordination zwischen den Organisationseinheiten

Einzelne Personen​

Verwende diese Option für:

  • Direkte Abstimmung zwischen Kollegen
  • Spezifische Fachfragen an Experten
  • Vertrauliche Rücksprachen
  • Koordination von Teilaufgaben

Integrationen und Benachrichtigungen​

E-Mail-Weiterleitung und Teams-Integration​

Auf Anfrage können wir für deine Organisation zusätzliche Kommunikationskanäle einrichten:

  • E-Mail-Weiterleitung: Nachrichten aus dem Posteingang werden automatisch an definierte E-Mail-Adressen weitergeleitet
  • Microsoft Teams-Integration: Benachrichtigungen können direkt in Teams-Kanäle gesendet werden
  • Weitere Integrationen: Anbindung an andere typische Kommunikationssysteme deiner Organisation ist möglich

Diese Integrationen stellen sicher, dass wichtige Nachrichten auch außerhalb des Portals wahrgenommen werden, während die zentrale Dokumentation im Programmkontext erhalten bleibt.

Integration anfragen

Kontaktiere deinen Steuerkreis, um E-Mail-Weiterleitungen oder Teams-Integrationen für deine Programme einzurichten. Wir konfigurieren die Anbindung entsprechend deinen organisatorischen Anforderungen.

Hinweis

Der Posteingang ersetzt nicht die offizielle Dokumentation in den Formularfeldern. Nutze ihn für Koordination und Rückfragen – wichtige Arbeitsergebnisse gehören in die entsprechenden Aufgabenformulare.