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Was sind Teilnehmende Org.-Einheiten?

Teilnehmende Organisationseinheiten sind Abteilungen, Teams oder Bereiche, die an einem Programm oder einer Checkliste beteiligt sind.

Wichtig für Audits: Hier findet die für Audits entscheidende Verknüpfung zwischen Maßnahmen und Abteilungen statt. Daher ist jedes Programm nur "offiziell" wirksam, wenn es entsprechenden Organisationseinheiten zugeordnet ist.

Bedeutung für die Programmwirksamkeit​

Offizielle Zuordnung erforderlich​

Programme und Checklisten werden erst durch die Zuordnung zu Organisationseinheiten offiziell wirksam. Diese Zuordnung ist essentiell für:

  • Audit-Compliance: Nachweisbare Verknüpfung zwischen Maßnahmen und verantwortlichen Abteilungen
  • Verantwortlichkeiten: Klare Zuständigkeiten für Programmteile
  • Nachverfolgbarkeit: Dokumentation, welche Bereiche an welchen Maßnahmen beteiligt waren
  • Berichtswesen: Strukturierte Auswertung nach Organisationseinheiten

User-basierte Zuordnung​

Da das Portal benutzerbasiert funktioniert, muss für jede Organisationseinheit immer auch mindestens ein User zugewiesen werden. Dieser User:

  • Vertritt die Organisationseinheit im Programm
  • Kann Aufgaben für seine Einheit bearbeiten
  • Erhält Benachrichtigungen und Kommunikation
  • Dokumentiert die Aktivitäten seiner Abteilung

Welche Einheiten für Audit-Relevanz einbinden?​

Eine häufige Unsicherheit: Wen muss ich einbinden, damit es audit-relevant ist? Die Antwort hängt von deiner Zuordnungslogik ab:

Fall 1: Dezentrale Bearbeitung (Delegation an Teams) Du als Abteilungsleiter willst, dass jeder Teamleiter die Aufgaben selbst bearbeitet:

  • ✅ Füge alle 4 Teams aus deiner Abteilung hinzu
  • ✅ Jedes Team bekommt das Programm zugewiesen
  • ✅ Jeder Teamleiter bearbeitet eigenständig
  • ✅ Audit-Nachweis: Alle Teams sind dokumentiert als ausführende Einheiten

Fall 2: Zentrale Bearbeitung (Abteilungsleiter übernimmt) Du als Abteilungsleiter willst das Programm selbst bearbeiten, ohne dass die Teamleiter es sehen:

  • ✅ Füge nur deine Abteilung hinzu (nicht die Unterteams)
  • ✅ Du bearbeitest stellvertretend für alle Teams
  • ✅ Teams sehen das Programm nicht
  • ✅ Audit-Nachweis: Deine Abteilung ist als verantwortliche Einheit dokumentiert. Das Programm wirkt dennoch auch für Teams.
Entscheidungshilfe

Frage dich: Wer soll die Aufgaben tatsächlich bearbeiten? Diese Personen/Teams müssen als Organisationseinheiten hinzugefügt werden. Für Audits ist wichtig, dass die ausführenden Einheiten dokumentiert sind, nicht unbedingt alle hierarchischen Ebenen.

Organisationseinheiten verwalten (Program-Manager)​

1) Zugriff auf die Verwaltung​

Organisationseinheiten verwalten

Als Program-Manager hast du Zugriff auf die Verwaltung der teilnehmenden Einheiten:

    1. Aufruf in der Seitenleiste: Die Funktion ist nur für Program-Manager sichtbar und zugänglich
    1. Neue Org.-Einheit hinzufügen: Über diesen Button fügst du weitere Organisationseinheiten zum Programm hinzu

2) Organisationsstruktur durchsuchen​

Hierarchischer Verzeichnisbaum

Das System öffnet einen hierarchischen Verzeichnisbaum deiner Organisation:

    1. Flexible Auswahl: Du kannst ganze Abteilungen auswählen (dann werden alle Untergruppen automatisch hinzugefügt) oder nur einzelne Abteilungen gezielt auswählen
    1. Gezielte Suche: Suchfunktion nach Organisationseinheiten für schnelles Auffinden spezifischer Bereiche

Auswahl-Optionen im Detail​

Parent-Elemente einzeln auswählen:

Parent-Element einzeln auswählen

Du kannst übergeordnete Organisationseinheiten (Parent-Elemente) gezielt einzeln auswählen, ohne dass automatisch alle Untergruppen mit hinzugefügt werden. Dies ist ideal, wenn:

  • Nur die Führungsebene das Programm bearbeiten soll
  • Untergruppen separate Programme erhalten sollen
  • Du schrittweise weitere Einheiten hinzufügen möchtest

Parent-Elemente mit allen Subelementen:

Parent-Element mit Subelementen

Alternativ kannst du Parent-Elemente inklusive aller Untergruppen (Subelemente) auswählen. Das System fügt dann automatisch alle hierarchisch untergeordneten Einheiten hinzu. Dies ist praktisch, wenn:

  • Die gesamte Abteilungsstruktur teilnehmen soll
  • Alle Ebenen gleichberechtigt arbeiten sollen
  • Du eine vollständige organisatorische Abdeckung benötigst
Bezug zu den Audit-Fällen
  • Fall 1 (Dezentrale Bearbeitung): Nutze "Parent mit Subelementen" um alle Teams automatisch einzubeziehen
  • Fall 2 (Zentrale Bearbeitung): Nutze "Parent einzeln" um nur die Abteilungsebene ohne Teams hinzuzufügen

3) Einheiten entfernen und Abhängigkeiten​

Löschoptionen für Organisationseinheiten

Beim Entfernen von Organisationseinheiten bietet das System intelligente Optionen:

Wenn du eine Abteilung mit z.B. 3 Teams hinzugefügt hast und die Abteilung löschen möchtest, wirst du gefragt, ob du die Teams mitlöschen willst oder nicht. Dies ermöglicht präzise Kontrolle über die Programmstruktur.

Besonderheiten bei laufenden Programmen​

Einschränkungen bei veröffentlichten Programmen

In veröffentlichten, laufenden Programmen können Organisationseinheiten zwar hinzugefügt, aber nicht gelöscht werden. Um Einheiten zu entfernen, muss ein Programm kurz "unpublished" (unveröffentlicht) werden.

Wichtiger Hinweis

Die Zuordnung von Organisationseinheiten ist nicht nur organisatorisch, sondern auch rechtlich relevant für Audit- und Compliance-Zwecke. Änderungen sollten daher sorgfältig geplant und dokumentiert werden.